Membuat Bagan Akun untuk Restoran Kecil

Pemilik restoran mandiri sering melakukan pembukuan sendiri. Bahkan jika mereka menyewa akuntan profesional pada akhir tahun, mereka dapat menghemat banyak uang dengan menangani sendiri tugas-tugas mingguan.

Menyiapkan bagan akun agar sesuai dengan kebutuhan restoran umumnya memerlukan penyesuaian pilihan default dari setiap program akuntansi. Pemilihan akun penjualan dan harga pokok pada kebanyakan sistem tidak menyediakan pemisahan kategori makanan dan minuman yang dibutuhkan.

Bahkan program pembukuan terkemuka untuk bisnis kecil, walaupun memiliki pilihan default untuk restoran, gagal menyediakan semua akun yang dibutuhkan sebagian besar pemilik restoran. Selain itu, banyak akun pengeluaran yang ditambahkan jarang digunakan, menyebabkan kebingungan selama entri data, dan tidak membantu dengan ikhtisar keuangan bisnis.

National Restaurant Association menerbitkan buku berjudul Uniform System of Accounts for Restaurants. Buku ini memberikan deskripsi rinci tentang penerapan prinsip akuntansi yang diterima secara umum untuk industri restoran.

Buku itu mencakup bagan contoh akun, tetapi mencatat bahwa "kode yang digunakan di sini bukan satu-satunya metode untuk mengklasifikasikan akun". Ini menunjukkan bahwa sebagian besar restoran tidak akan menggunakan semua kategori yang terdaftar, dan itu juga terutama kurang rincian kategori persediaan dan biaya di luar "makanan" dan "minuman". Banyak pemilik restoran ingin pemisahan lebih lanjut dari kategori-kategori tersebut untuk memasukkan sub-kategori seperti "daging", "makanan laut", dan "produk", dan mungkin "bir" dan "anggur" untuk kategori minuman.

Sementara banyak program tidak memerlukan penggunaan nomor akun, buku NRA menyatakan bahwa beberapa jenis sistem penomoran akun harus digunakan. Jika program Anda tidak menunjukkan nomor akun, itu harus memiliki opsi pada layar yang diatur untuk mengaktifkan fitur itu.

Sistem penomoran akun apa pun umumnya dikelompokkan sehingga akun dengan jenis tertentu termasuk dalam rentang angka tertentu. Misalnya, aset mungkin berada dalam kisaran 1000, dan akun pendapatan dalam kisaran 4000. Pada sistem dengan banyak akun detail, 5 angka angka dapat digunakan untuk memungkinkan lebih banyak sub-kategori, tetapi itu jarang diperlukan untuk restoran kecil.

Rentang angka tipikal yang digunakan oleh banyak sistem akuntansi adalah sebagai berikut:

Akun aset: 1000-1999

Akun liabilitas: 2000-2999

Akun ekuitas: 3000-3999

Akun pendapatan: 4000-4999

Biaya barang: 5000-5999

Biaya: 6000-8000

Akun "Lainnya": 8000-9999

Akun Aset

Akun aset termasuk uang tunai, rekening bank, inventaris, dan semua yang dimiliki.

Adalah umum untuk menetapkan nomor akun pertama, 1000, ke Uang Tunai, karena mereka biasanya dipesan, dalam setiap kelompok, dengan likuiditas (kemudahan mengkonversi ke uang tunai).

Akun terpisah harus digunakan dalam bagan akun untuk setiap rekening bank yang dikelola untuk bisnis. Jika simpanan pedagang membutuhkan waktu beberapa hari untuk mencapai bank, akun pedagang dapat digunakan. Juga, jika cek diterima dan tidak diproses secara elektronik, akun harus dibuat agar cek disetorkan.

Rekening baru biasanya diberi nomor 10 digit terpisah, sehingga dua rekening bank pertama Anda dapat menggunakan 1010 dan 1020 sebagai nomor rekening dalam bagan akun. Membiarkan celah di antara angka-angka membuatnya mudah untuk menambahkan akun lain di lain waktu dan memerasnya ke urutan sortir di posisi mana pun.

Akun aset dapat diberi nomor seperti itu:

• 1000 Uang Tunai
• 1010 Rekening Bank Utama
• 1020 Rekening Bank # 2
• 1060 Akun Setoran Pedagang
• 1080 Cek Diterima
• 1100 Piutang Usaha
• 1200 Persediaan Makanan
• 1210 Inventaris Daging
• 1220 Inventaris Unggas
• 1230 Inventarisasi Makanan Laut
• 1240 Persediaan Susu
• 1250 Menghasilkan Persediaan
• 1260 Inventaris Bakery
• 1270 Inventaris Beku
• 1280 Grocery Dry & Canned Inventory
• 1320 Persediaan Minuman
• 1330 Persediaan Minuman Keras
• 1340 Persediaan Bir
• 1350 Inventarisasi Anggur
• 1360 Persediaan Barang Dagangan
• 1380 Bar & Persediaan Habis
• 1400 Biaya Dibayar Dimuka & Uang Muka
• 1450 Nilai daur ulang kembali

Aset yang memiliki umur beberapa tahun atau lebih disebut Aset Jangka Panjang. Ini juga termasuk real estat apa pun.

• 1500 Aset tetap
• 1510 Tanah & Bangunan
• 1520 Otomotif
• 1530 Perlengkapan & Peralatan Furniture
• 1540 Perbaikan Leasehold
• 1600 Akumulasi Penyusutan
• 1700 Biaya Permulaan yang Dikapitalisasi
• 1800 Setoran Keamanan

Akun Pertanggungjawaban

Akun liabilitas mencakup hal-hal seperti kartu kredit dan hutang kepada vendor. Ini juga termasuk uang yang telah diterima untuk hal-hal seperti pajak yang disebabkan oleh negara, tip karena karyawan, dan kartu hadiah yang dijual tetapi belum ditebus. Pinjaman real estat dan pembiayaan utama lainnya dikategorikan sebagai liabilitas jangka panjang.

Akun liabilitas dapat diberi nomor sebagai:

• Hutang 2000 Akun
• 2110 Kartu Kredit
• 2120 Kartu Kredit # 2
• 2130 Kartu Kredit # 3
• 2140 Kartu Kredit # 4
• Hutang Pajak Penjualan
• 2220 Hutang Pajak Kedua
• 2250 Kewajiban Penggajian
• 2260 Kewajiban Penggajian Kedua
• 2280 Tips dipegang
• 2300 Kartu hadiah & sertifikat
• 2350 Kredit Pelanggan
• 2400 Notes Hutang
• 2500 Utang lainnya

Akun Ekuitas

Investasi pemilik di perusahaan terwakili dalam akun ekuitas. Untuk korporasi, ini termasuk ekuitas pemegang saham. Ini secara efektif adalah uang yang harus dibayar bisnis kepada pemiliknya. Ketika periode akuntansi ditutup, saldo kategori pendapatan dan pengeluaran ditransfer ke Retained Earnings, yang juga merupakan akun ekuitas.

Akun ekuitas paling dasar dapat diberi nomor:

• 3000 Pemilik Modal
• 3100 Saham Biasa
• 3300 Saldo Laba

Akun Penghasilan

Penjualan termasuk dalam kategori umum dari akun pendapatan. Sebuah restoran jelas menginginkan kategori yang terpisah untuk penjualan makanan dan minuman, dan mungkin menginginkan pemisahan lebih lanjut dari penjualan bir, anggur, dan minuman keras.

Akun pendapatan tipikal adalah:

• 4000 Pendapatan Penjualan
• 4200 Penjualan Makanan
• 4320 Penjualan Minuman
• 4330 Penjualan Minuman Keras
• 4340 Penjualan Bir
• 4350 Penjualan Anggur
• 4360 Penjualan Barang Dagangan
• 4500 Katering & kontrak
• 4700 Penghasilan Operasional Lainnya
• 4900 Diskon

Satu perbedaan antara rekomendasi NRA dan banyak daftar lainnya melibatkan penempatan akun "penghasilan lain". Ini dapat mencakup pendapatan dari sumber seperti biaya pertanggungan, game atau mesin penjual otomatis, dan penyewaan ruang jamuan makan. Sebagian besar daftar menempatkan akun ini dalam kisaran 8000, di atas pengeluaran, tetapi daftar NRA menempatkannya dalam kisaran 6000.

Sebagian besar lokasi yang lebih kecil hanya akan membutuhkan satu kategori untuk pemasukan lainnya. Karena "biaya barang" adalah sub-kategori umum dari pengeluaran, masuk akal untuk menghindari menempatkan kategori pendapatan di tengah-tengah kisaran dari COGS melalui pengeluaran. Satu akun telah ditempatkan dalam daftar ini dalam kisaran 4000.

Menempatkan diskon ke dalam kategori pendapatan menyiratkan bahwa ini akan menjadi akun "kontra". Di mana sebagian besar kategori penjualan akan memiliki saldo kredit, diskon biasanya akan memiliki saldo debit.

Akun Biaya Barang

Akun Cost of Goods, juga disebut Cost of Sales atau Cost of Goods Sold, mewakili pembelian makanan dan minuman untuk menyediakan makanan. Pengeluaran lain yang terkait langsung dengan penjualan dapat dimasukkan, seperti biaya pedagang atau gelas dan serbet yang dapat dikonsumsi.

Angka-angka yang digunakan di sini juga memberikan konsistensi di semua akun, karena 3 digit terakhir dari setiap kategori COGS sama dengan 3 digit terakhir pada akun inventaris terkait.

Daftar harga pokok barang dapat meliputi:

• 5000 Biaya Penjualan
• 5200 Biaya Makanan
• 5210 Biaya Daging
• 5220 Biaya Unggas
• 5230 Biaya Makanan Laut
• 5240 Biaya Susu
• 5250 Menghasilkan Biaya
• 5260 Biaya Roti
• 5270 Biaya Beku
• 5280 Biaya Bahan Makanan Kering & Kaleng
• 5320 Biaya Minuman
• 5330 Biaya Minuman Keras
• 5340 Biaya Bir
• 5350 Biaya Anggur
• 5360 Biaya Barang Dagangan
• 5380 Bar & Biaya Konsumsi
• 5600 Biaya Pengiriman & tenaga kerja langsung
• 5700 Biaya Pedagang

Akun Biaya

Contoh ini memisahkan akun pengeluaran menjadi tiga kategori utama: biaya penggajian dan biaya lainnya. Biaya penggajian dikelompokkan dalam kisaran 6000, dengan biaya operasi lainnya dalam kisaran 7000. Overhead seperti sewa, pajak, dan amortisasi terbentur pada kisaran 8000.

Meskipun akun harus dipecah setidaknya cukup jauh untuk memisahkan garis pajak, menggabungkan akun yang jarang digunakan akan membuat ikhtisar lebih mudah dipahami. Daftar berikut menggabungkan beberapa kategori yang sering dipisahkan pada grafik lain.

Anda harus memeriksa dengan akuntan atau pembayar pajak Anda untuk memastikan bahwa apa pun yang Anda kombinasikan benar-benar memiliki garis pajak yang sama.

Akun Rugi Inventaris / Limbah telah dimasukkan di bawah 6000 penanda, karena beberapa orang mungkin menganggapnya termasuk dalam kategori Harga Pokok.

• 5800 Kehilangan / Pemborosan Persediaan
• 6000 biaya terkait tenaga kerja
• 6100 Upah Manajemen
• 6200 Upah Staf
• 6300 Tenaga Kerja Kontrak
• 6400 Komisi dibayarkan
• 6500 Manfaat Karyawan
• 6600 Pekerja Comp Insurance
• 6700 Pengusaha Pajak Penggajian
• 6800 Biaya pemrosesan penggajian
• 7100 Biaya Operasional Langsung
• 7110 Cina – Gelas – Sendok Garpu
• 7120 Pasokan Restoran & Dapur
• 7130 Persediaan & Biaya Kebersihan
• 7140 Dekorasi & Pasokan Tamu
• 7150 Binatu – Linen – Seragam
• 7160 Biaya – Izin – Lisensi
• 7200 Pest – Keamanan – kontrak lainnya
• 7250 POS – Dukungan teknis – Server online
• 7300 Pemasaran
• 7310 Iklan Media & Cetak
• 7320 Acara promosi
• 7400 Otomotif & perjalanan
• 7500 Musik dan Hiburan
• 7600 Perbaikan dan Pemeliharaan
• 7700 Utilitas
• 7750 Telepon & koneksi internet
• 7800 Umum dan Administrasi
• 7810 Hutang Buruk – Over / short
• 7820 Biaya bank
• 7830 Asuransi
• Bunga 7840
• 7850 Biaya profesional
• 7890 Misc. Biaya kantor
• 8100 Biaya Sewa dan Hunian
• Sewa Peralatan 8200
• 8600 Pajak penjualan dibayarkan atas pembelian
• 8700 Amortisasi
• 8900 Biaya lainnya
• Pajak Penghasilan 9000

Akun Lain

Satu-satunya barang yang tersisa untuk diperhitungkan adalah penjualan aset utama, pendapatan lain dari sumber selain operasi restoran (seperti investasi atau ruang penyisihan), dan akun placeholder untuk transaksi di mana pemilik bisnis memerlukan bantuan akuntan mereka.

• Laba / Rugi 9500 atas penjualan aset
• 9900 Penghasilan Lain (bukan dari operasi
• 9999 Tanyakan Akuntan Saya